Online-ajanvarausjärjestelmät: mitkä ovat edut ja miten valitset parhaan järjestelmän?

Kuvittele, että potentiaalinen asiakas löytää yrityksesi verkkosivut myöhään illalla ja päättää varata ajan sinulta. Valitettavasti puhelimesi on pois päältä, eikä hän halua lähettää sähköpostia. Sen sijaan hän varaa ajan kilpailijaltasi, jolla on jotain, mitä sinulla ei ole – online-varausjärjestelmä.

Verkkovarausjärjestelmä varmistaa, että asiakkaasi voivat varata palvelusi 24/7, olipa sinulla sitten kampaamo, personal trainerin palveluja, terapiavastaanotto tai jokin muu pienyritys, jossa asiakastapaamiset ovat osa arkea.

Tässä artikkelissa katsomme tarkemmin, miten online ajanvarausjärjestelmä toimii, mitä hyötyä siitä on yrityksellesi ja miten voit valita itsellesi parhaiten sopivan järjestelmän.

Miten online ajanvarausjärjestelmä toimii?

Verkkovarausjärjestelmä on digitaalinen aikataulutyökalu, jonka avulla asiakkaat voivat varata tapaamisia suoraan verkkosivustollasi. Tämä vähentää puhelinsoittoja ja sähköpostiviestejä, sillä asiakkaat voivat helposti tehdä varauksen itse ottamatta sinuun yhteyttä.

Näin se yleensä toimii:

1. Asiakas haluaa varata palvelusi, käy ajanvaraussivullasi ja valitsee haluamansa palvelun.
2. Sen jälkeen hän valitsee sopivan päivämäärän ja kellonajan, jotka näytetään vapaina aikoina kalenterissa.
3. Lopuksi asiakas tekee varauksen, ja järjestelmä lähettää hänelle vahvistuksen sähköpostitse. Samalla varaus ilmestyy myös sinun yleisnäkymääsi hallintapaneelissa.

Mitkä yritykset tarvitsevat varausjärjestelmän?

Jos yrityksesi tarjoaa palveluja, jotka edellyttävät asiakkaiden varaamista, varausjärjestelmä helpottaa työpäivääsi huomattavasti ja parantaa mahdollisuuksiasi houkutella ja pitää asiakkaita.

Seuraavat yritykset hyötyvät tehokkaasta varausjärjestelmästä:

• Kampaamot ja parturit
• Kauneudenhoitoalan ammattilaiset
• Personal trainerit
• Konsultit ja valmentajat
• Terapeutit
• Siivouspalvelut ja muut kotipalvelut

Miksi käyttää online-varausjärjestelmää?

Jos sinulla on pienyritys, kuten yksityisyrittäjänä toimiminen, olet todennäköisesti hyvin tietoinen siitä, että sinun on hoidettava monia asioita samanaikaisesti. Hyvä varausjärjestelmä voi keventää työtaakkaasi automatisoimalla monia tehtäviä, jotka muuten tekisit manuaalisesti.

Työpäivien helpottuminen ei ole ainoa etu:

• Enemmän varauksia: Asiakkaasi voivat tehdä varauksia 24/7 suoraan verkkosivustollasi. Tämä lisää mahdollisuuksia siihen, että useammat asiakkaat valitsevat sinut.
• Vähemmän peruutuksia: Parhaat varausjärjestelmät lähettävät asiakkaillesi vahvistuksia ja muistutuksia. Tämä vähentää peruutuksia ja väärinkäsityksiä.
• Ajansäästö: Ei enää loputtomia puhelinsoittoja, sekavaa postilaatikkoa tai tapaamisten manuaalista suunnittelua.
• Vaikuttaa ammattimaisemmalta: Monet asiakkaat odottavat, että he voivat varata tapaamisia ja palveluja verkossa, ja pitävät tätä ammattimaisempana ja luotettavampana.

Parantaa asiakaskokemusta: On yksinkertaisesti paljon helpompaa varata aika muutamalla klikkauksella kuin soittamalla tai lähettämällä sähköpostia.

Miten valita paras ajanvarausjärjestelmä

Markkinoilla on monia varausjärjestelmiä, joten voi olla hankalaa valita juuri sinun tarpeisiisi sopiva ja haluamiasi ominaisuuksia tarjoava järjestelmä. Ennen päätöksen tekemistä kannattaa pohtia seuraavia neljää kysymystä:

Mitkä ovat tarpeesi?

Tarvitsetko suuren, kattavan järjestelmän, jossa on monia ominaisuuksia, kuten henkilöstöhallinto, laskutus ja markkinointi? Tämä voi olla tarpeen esimerkiksi suurelle ravintolalle tai eläinlääkäriasemalle, jossa on paljon työntekijöitä.

Jos taas olet personal trainer, psykologi tai pyörität siivouspalveluita tarjoavaa pienyritystä, riittää yleensä yksinkertainen varausjärjestelmä, jossa on perusvarausominaisuudet ja joka toimii hyvin sekä sinulle että asiakkaillesi. Ei ole tarpeen käyttää suurta summaa laajaan järjestelmään, jos yksinkertaisempi ratkaisu riittää.

Jos sinulla ei vielä ole verkkosivustoa, kannattaa valita palveluntarjoaja, jonka avulla voit helposti luoda toimivan varaussivun. One.comin Website Builder-kotisivukoneella voit rakentaa sivustosi muutamassa minuutissa tekoälyn ja vedä-ja-pudota-toiminnon avulla, ja aloittaa varausten vastaanoton nopeasti.

Haluatko myydä tuotteita, digitaalisia tuotteita tai lahjakortteja verkkosivustollasi? Valitsemalla Ajanvarausjärjestelmä + verkkokauppa -paketin voit luoda sivuston, jossa on sekä ajanvaraukset, että verkkokauppa ilman tuoterajoituksia.

Tässä videossa näytämme, kuinka helppoa varausjärjestelmän perustaminen Website Builderissa on:

Voidaanko järjestelmä räätälöidä yrityksellesi sopivaksi?

Joitakin varausjärjestelmiä voi olla vaikea mukauttaa yrityksesi tarpeisiin. Tämä saattaa tarkoittaa, että asiakkaan tehdessä varauksen näkyy aina palveluntarjoajan logo eikä sinun logosi, tai että varauskalenterin säätäminen käytettävissä oleviin aikoihin, vapaapäiviin ja suljettuihin päiviin on hankalaa. Valitse järjestelmä, joka on helppo räätälöidä juuri sinun tarpeisiisi.

One.comin ajanvarausjärjestelmä on helposti muokattavissa yrityksesi vaatimusten mukaan. Voit säätää varauslomakkeita, kieltä, saatavuutta ja varaussääntöjä – esimerkiksi kuinka pitkälle etukäteen asiakas voi tehdä tai peruuttaa varauksen – täysin itse. Näin voit korostaa omaa brändiäsi ja hallita aikataulujasi tehokkaasti.

Lisäksi varaussuunnitelmamme sisältävät mahdollisuuden luoda sähköpostiosoite omalla verkkotunnuksellasi, mikä antaa sinulle ammattimaisen ja luotettavan tavan viestiä asiakkaiden ja yhteistyökumppaneiden kanssa.

Lähettääkö varausjärjestelmä vahvistuksia ja muistutuksia?

Lähettääkö varausjärjestelmä vahvistus- ja muistutusviestejä? No show-tapaukset ja myöhäiset peruutukset ovat harmillisia ja vievät aikaa kaikilta yrityksiltä, jotka toimivat varausten pohjalta. Hyvä varausjärjestelmä lähettää asiakkaalle automaattisesti varausvahvistuksen heti varauksen tehtyäsi. Lisäksi se muistuttaa asiakasta sopivasti ennen ajan alkamista, jotta varaus ei unohdu ja asiakkaalla on aikaa peruuttaa tarvittaessa.

Vaikka tämä saattaa tuntua pieneltä jutulta, kiireisen arjen keskellä on helppo unohtaa esimerkiksi keskiviikkoiltapäivän kampaaja-aika. Automaattiset vahvistus- ja muistutusviestit vähentävät merkittävästi poisjäämisiä, mikä säästää sekä aikaa että rahaa.

Kuinka turvallinen se on?

Kyberturvallisuus on aina tärkeä tekijä, kun yritys toimii verkossa. Se korostuu entisestään, kun käsitellään asiakkaiden henkilötietoja. Siksi on tärkeää valita luotettava palveluntarjoaja, joka tarjoaa turvallisen varausjärjestelmän ja huolehtii tietosuojalakien noudattamisesta.

Kun luot varaussivusi one.comin avulla, saat automaattisesti ilmaisen SSL-sertifikaatin, joka kertoo kävijöille, että sivustosi on suojattu. SSL salaa arkaluonteiset tiedot, estäen kolmansia osapuolia pääsemästä niihin käsiksi. Lisäksi tarkistamme sivustosi säännöllisesti haittaohjelmien varalta, jotta suojaudut mahdollisilta verkkohyökkäyksiltä.

Käännä klikkaukset asiakkaiksi online-varausjärjestelmän avulla

Varausjärjestelmä on paljon enemmän kuin pelkkä aikataulutyökalu, joka helpottaa työpäivääsi. Se parantaa myös mahdollisuuksiasi houkutella uusia asiakkaita ja pitää nykyiset tyytyväisinä. Valitsemalla itsellesi sopivan järjestelmän teet varausten tekemisestä asiakkaillesi vaivatonta, ja yrityksesi pyörittäminen sujuu juuri haluamallasi tavalla.