Mikä on sähköpostiohjelma?

Miten sähköpostiohjelma toimii?

Olet todennäköisesti kuullut sähköpostipalveluntarjoajista. Sähköpostipalvelut tallentavat sähköpostit niille varatulle palvelimelle. Kolme yleisintä sähköpostipalveluntarjoajaa ovat webmail-palveluntarjoajat (esimerkiksi Gmail ja Yahoo), internetpalveluntarjoajat (esimerkiksi Elisa) ja webhotellipalveluntarjoajat, kuten one.com. 

Sähköpostipalvelimet ovat laitteita, joita sijaitsee maailmanlaajuisesti useissa eri datakeskuksissa. Sähköpostipalvelimet lähettävät, vastaanottavat ja tallentavat sähköposteja. 

Tietokoneelle tai mobiililaitteelle ladattavan sähköpostiohjelman kautta voit lähettää ja vastaanottaa viestejä ilman selainta. Sähköpostiohjelma lataa sinulle lähetetyt sähköpostit palvelimelta määrittäminäsi ajankohtina, tai voit ladata ne myös manuaalisesti. Sähköpostiohjelma tallentaa viestisi tietokoneesi kiintolevylle ja lataa lähettämäsi viestit sähköpostipalvelimelle. 

Sähköpostin lähettämistä varten tietokoneella on oltava internetyhteys, jotta sähköpostiohjelma saa yhteyden palveluntarjoajan sähköpostipalvelimeen. Kun saapuneet sähköpostit on ladattu tietokoneellesi, voit lukea niitä koska tahansa myös ilman nettiyhteyttä. 

Lisäksi sähköpostiohjelma mahdollistaa useiden eri sähköpostiosoitteiden käyttämisen, olivatpa ne sitten ilmaisia tai maksullisia. 

Miksi sähköpostiohjelma kannattaa ottaa käyttöön?

Sähköpostiohjelman käyttämisessä on monia hyötyjä, joista kerromme tarkemmin alla. 

• Et tarvitse internetyhteyttä 

Jos käytät sähköpostiohjelmaa, voit lukea sähköpostejasi riippumatta siitä, onko käytössäsi nettiyhteys vai ei. Se on mahdollista, koska sähköpostiohjelma lataa sähköpostit palvelimelta laitteellesi, kun nettiyhteys on käytettävissä. Kaikki laitteeseen ladatut sähköpostit ovat siis saatavilla myös silloin, jos nettiyhteys katkeaa. 

• Kustomointi 

Voit kustomoida sähköpostiohjelman itsellesi sopivaksi. Voit yhdistää siihen eri sovelluksia ja hankkia tarvitsemiasi lisäominaisuuksia. Näin voit parantaa sähköpostiohjelman käytettävyyttä ja omaa käyttäjäkokemustasi.   

• Varmuuskopiot 

Voit varmuuskopioida sähköpostisi manuaalisesti tietokoneellesi. Kuvittele, että kirjoitat pitkää ja tärkeää sähköpostia, mutta yhtäkkiä hukkaat sen vahingossa. Jos olet varmuuskopioinut sähköpostisi, voit löytää tärkeän sähköpostin varmuuskopion tietokoneeltasi. 

• Paikallinen tallentaminen 

Sähköpostiohjelma tallentaa kaikki sähköpostisi, yhteystietosi ja kansiosi sekä sähköpostipalvelimelle että paikallisesti kiintolevyllesi. 

Paikallisen tallennuksen ansiosta voit helposti myös siirtyä palveluntarjoajalta toiselle ilman, että kadotat tietojasi. 

• Ominaisuudet 

Sähköpostiohjelma tarjoaa enemmän ominaisuuksia sähköpostien hallintaan. Voit esimerkiksi sallia ilmoitukset vain tärkeiden henkilöiden lähettämistä uusista viesteistä ja keskittyä siten paremmin työhösi. 

Paras sähköpostiohjelma

Erilaisia sähköpostiohjelmia on olemassa paljon. Paras sähköpostiohjelma on tietenkin se, josta on sinulle eniten hyötyä. Kokosimme tähän listan asioista, jotka kannattaa huomioida sähköpostiohjelman valinnassa. 

• Kustomointi 

Kuten kerroimme, kustomoinnista voi olla paljon hyötyä. Kannattaa valita sähköpostiohjelma, joka mahdollistaa esimerkiksi näkymien muokkauksen sinulle sopivaksi.

Useat sähköpostiohjelmat tarjoavat esimerkiksi mahdollisuuden merkitä lipulla tärkeät sähköpostit. Ne voivat tarjota myös erilaisten luokitusten ja kansioiden luomisen, jotta voit lajitella ja suodattaa sähköposteja haluamallasi tavalla. 

• Kohtuullinen hinta 

Varmista, että valitsemasi sähköpostiohjelma sopii budjettiisi myös jatkossa, eikä ole tulevaisuudessa liian kallis. 

• Parantaa tuottavuutta 

Valitse sähköpostiohjelma, jonka avulla voit parantaa tuottavuuttasi. Lue tarkemmin kaikista ominaisuuksista, joita sähköpostiohjelma tarjoaa, ja miten ne voivat helpottaa työskentelyäsi. 

Jos sähköpostiohjelma mahdollistaa esimerkiksi sovellusten integroinnin, se on todennäköisesti yksi parhaista vaihtoehdoista. Sovellusten integrointi nopeuttaa yleensä työskentelyä.

• Käytettävissä myös ilman nettiä 

Kuten kerroimme, yksi sähköpostiohjelman kätevimmistä ominaisuuksista on se, että viestejä voi lukea myös ilman nettiyhteyttä. Varmista siis ennen hankintaa, että ohjelma toimii myös ilman nettiä. 

Webmail ja sähköpostiohjelma – miten ne eroavat toisistaan? 

Keskeisin ero webmailin ja sähköpostiohjelman välillä on se, että webmailin käyttämiseen tarvitaan aina nettiyhteys. 

Oletetaan esimerkiksi, että käytössäsi ei ole sähköpostiohjelmaa, ja olet lentokoneessa, jossa ei ole Wi-Fi-yhteyttä. Olisit ehkä halunnut lukea jonkin sähköpostisi liitetiedostoa lennon aikana, muttet voi avata sitä ilman nettiyhteyttä. 

Sähköpostiohjelmaa voidaan ajatella ikään kuin perinteisenä postipalveluna, joka toimittaa sinulle postit joka aamu. Kun sähköpostit on ladattu laitteellesi, pääset lukemaan niitä milloin tahansa. Jos sinulla on ollut nettiyhteys ennen kuin nousit lentokoneeseen, sähköpostiohjelma on ladannut kaikki sähköpostiviestisi palvelimelta laitteellesi, ja voit lukea niitä myös ilman nettiyhteyttä lentokoneessa. 

On kuitenkin hyvä muistaa, että jos käytät sähköpostiohjelmaa, et voi lukea sähköpostejasi miltä tahansa laitteelta, vaan ainoastaan niiltä laitteilta, joihin olet asentanut sähköpostiohjelman ja sähköpostitilisi. Jos taas käytät webmailia sähköpostin lukemiseen, voit käyttää sitä miltä tahansa laitteelta, jossa on selain ja toimiva verkkoyhteys. Sinun tarvitsee vain kirjautua sisään webmailiisi. 

Tunnettuja sähköpostiohjelmia ovat muun muassa Microsoft Outlook, Mozilla Thunderbolt, ja IOS mail. 

Muista, että voit aina käyttää molempia! Webmail ja sähköpostiohjelma eivät estä toistensa käyttämistä.