Så minskar du missade bokningar: 8 strategier för småföretag
Missade bokningar är en daglig utmaning för tusentals småföretag som är beroende av förhandsbokningar. Det gäller allt från skönhetsföretag som frisörsalonger och barberare till restauranger och vårdmottagningar. Missade tider skapar frustration, slösar värdefull tid och påverkar både intäkter och den dagliga verksamheten direkt.
Även om uteblivna bokningar är vanliga behöver de inte vara en oundviklig del av vardagen. Med rätt strategier och verktyg kan du minska andelen uteblivna bokningar avsevärt och begränsa deras påverkan. I den här artikeln går vi igenom effektiva åtgärder, från digitala lösningar till tydliga avbokningsregler. Läs vidare!
Förenkla onlinebokningar och locka fler kunder
Vad är en missad bokning och hur påverkar den ditt företag?
En missad bokning innebär att en kund inte dyker upp till sin bokade tid utan att meddela detta i förväg. Det lämnar ett tomt tidsfönster som ofta är svårt att fylla med kort varsel. I vissa fall kallas detta även för en ”spökbokning”, vilket mer specifikt beskriver situationer där någon medvetet bokar utan avsikt att faktiskt komma.
Uteblivna bokningar och sena avbokningar är ett utbrett problem som drabbar alla typer av verksamheter som bygger på tidsbokning: skönhetskliniker, inklusive frisörsalonger och nagelverksamheter, hotell, restauranger, barer, vårdmottagningar, terapeuter och många fler.
Uteblivna kundbesök (så kallade no-shows) är ett utbrett och kostsamt problem för svenska frisör- och skönhetssalonger. Statistiken visar att många företag dagligen förlorar intäkter på grund av kunder som inte dyker upp till sina bokade tider. Några nyckeltal:
- Vanlighet: Uteblivna besök utgör uppskattningsvis 10–20 % av alla bokningar inom skönhetsbranschen. Med andra ord försvinner upp till var femte inbokad tid utan att någon behandling kan genomföras, vilket direkt påverkar omsättningen negativt.
- Intäktsbortfall per salong: För en enskild salong kan no-shows innebära betydande ekonomiska förluster. En enda missad bokning om dagen motsvarar ca 5–7 000 kr i utebliven intäkt per månad. På årsbasis kan no-shows därmed kosta hundratusentals kronor för ett företag.
- Branschens förluster: I brist på officiell svensk statistik kan en utländsk studie ge perspektiv på omfattningen. En undersökning av 3 miljoner bokningar vid salonger i Storbritannien visade att 3,8 % av kunderna uteblev, vilket motsvarade drygt 35 miljoner kronor i förlorad omsättning under en enda sommar. Svenska branschföreträdare bekräftar att problemet är stort även här hemmam, summerar man alla avbokningar och no-shows under ett år blir det, med deras ord, “sjuka pengar” i bortfall.
Men utöver den uppenbara intäktsförlusten påverkar en kund som inte dyker upp din verksamhet på flera sätt:
- Störningar i tid och resurser: den tomma tiden är svår att fylla snabbt, personal blir sysslolös, förberett material går till spillo (öppnade produkter, uppställda verktyg och liknande) och arbetsflödet avbryts.
- Påverkan på planering och tillväxt: ett oförutsägbart schema gör det svårare att prognosticera intäkter, planera inköp, schemalägga personal eller fatta investeringsbeslut.
- Missade möjligheter: andra potentiella kunder kan ha nekats bokning eftersom systemet visade att det inte fanns lediga tider. Det innebär att du förlorar både intäkten från den uteblivna bokningen och från möjliga nya kunder.
- Frustration och mental belastning: många företagare känner sig nedslagna och frustrerade när deras tid inte respekteras, särskilt i små verksamheter där varje bokning är viktig.
Lyckligtvis finns det strategier och verktyg som kan hjälpa dig att minska problemet och skydda både din tid och dina intäkter.
8 strategier för att minska missade bokningar
Det är sant att missade bokningar och sena avbokningar är vanliga och ofta känns oundvikliga, men det betyder inte att allt är förlorat. Nedan delar vi med oss av åtta åtgärder som kan hjälpa dig att minska antalet missade tider eller åtminstone begränsa deras påverkan. Längre ner förklarar vi hur du kan genomföra varje punkt i praktiken:
- Ställ in automatiska bokningspåminnelser
- Be kunderna bekräfta sina bokningar aktivt
- Gör ombokning enkel
- Ta ut en deposition för att säkra bokningen
- Förkorta tiden mellan bokning och besök
- Boka om missade tider direkt
- Ta ut en avgift vid utebliven bokning
- Skapa och kommunicera tydliga regler för uteblivna bokningar
Ställ in automatiska bokningspåminnelser
De flesta uteblivna bokningar sker inte medvetet, kunder glömmer helt enkelt att de har bokat en tid. Alla har inte en välorganiserad kalender, och i vardagens stress är det lätt att missa ett besök hos frisören eller läkaren. Därför är automatiska påminnelser en av de mest effektiva åtgärderna för att minska uteblivna bokningar.
Till exempel innehåller onlinebokningssystemet från one.com en funktion som automatiskt skickar mejl när bokningen görs samt 24 timmar före besöket eller sista avbokningsdag. Meddelandet innehåller alla bokningsdetaljer (datum, tid, plats eller länk samt telefonnummer), knappar för avbokning och ombokning samt en ICS-fil som kunden kan använda för att lägga in tiden i sin kalender.
Den här enkla åtgärden är mycket effektiv eftersom den kraftigt minskar risken för att kunder glömmer bort sin bokning eller blir osäkra i sista stund. När de får en tydlig påminnelse med all relevant information är det betydligt mer sannolikt att de bekräftar sitt besök, bokar om eller – om de inte kan komma, meddelar i tid så att du kan erbjuda tiden till någon annan.
Testa vårt onlinebokningssystem redan i dag
Be kunderna bekräfta sin bokning aktivt
Ett annat effektivt sätt att minska uteblivna bokningar är att kräva en aktiv bekräftelse från kunden. Det kan till exempel innebära att de måste klicka på en knapp med texten ”Bekräfta närvaro”, ringa ett telefonsamtal eller svara på ett meddelande för att bekräfta tiden. Denna enkla handling skapar ett starkare engagemang eftersom kunden aktivt behöver ta ställning till om de faktiskt kan komma.
Dessutom minskar kravet på bekräftelse risken för att bokningen bara ligger kvar i schemat av slentrian, utan någon verklig avsikt att dyka upp.
Gör ombokning enkel
Ibland beror uteblivna bokningar inte enbart på glömska. Kunder kan få andra åtaganden som krockar med den bokade tiden och behöver därför boka om. Om ombokningsprocessen däremot är krånglig eller kräver extra moment, till exempel att ändringar endast kan göras via telefon under vissa tider – kan det i slutändan leda till att kunden inte dyker upp alls.
Gör det enkelt. Även här kan digitala verktyg hjälpa. Genom att låta kunder boka om med bara några klick via din hemsida minskar du risken för missade tider och gör det lättare för dem att hålla sitt åtagande.
Ta ut en deposition för att säkra bokningen
Att ta ut en deposition i förväg är en av de vanligaste metoderna för att minska uteblivna bokningar. När kunden gör en ekonomisk åtagande signalerar det att bokningen är seriös och att tiden är värdefull och inte kan erbjudas någon annan om kunden uteblir.
Ofta räcker det med en mindre förskottsbetalning som sedan dras av från slutpriset för tjänsten för att få kunder att ta sin bokning på större allvar.
Samtidigt kan metoden ha vissa nackdelar. Vissa kunder kan vara ovilliga att betala i förväg, särskilt om det är deras första bokning, om de inte känner till ditt företag eller om de inte är vana vid systemet. Vi rekommenderar inte detta upplägg om du precis har startat din verksamhet. Dessutom händer det att kunder som uteblir begär återbetalning, vilket kan leda till obekväma situationer eller konflikter.
För att undvika detta är det viktigt att vara tydlig och transparent från början. Förklara på ett enkelt sätt varför du tar ut en deposition, till exempel genom att betona att efterfrågan är hög och att antalet tider är begränsat. Ta med informationen i dina villkor. Du kan även vinkla det positivt, till exempel genom att erbjuda en extra förmån, som en exklusiv rabatt eller en liten gåva, när kunden betalar depositionen.
Förkorta tiden mellan bokning och besök
En effektiv strategi för att minska ”glömska” är att förkorta tiden mellan bokningstillfället och själva besöket. Om en kund bokar en tid en eller två veckor i förväg är risken betydligt mindre att den glöms bort jämfört med en bokning som görs två månader tidigare. Ju närmare datumet ligger i kalendern, desto större är känslan av närhet och sannolikheten att kunden dyker upp.
Om din verksamhet tillåter det kan du överväga att begränsa hur långt fram i tiden det går att boka. I stället för att öppna kalendern tre månader i förväg kan du till exempel begränsa bokningarna till 30 dagar framåt. Det minskar risken för oförutsedda krockar och gör kunderna mer medvetna om sina kommande besök.
Ställ enkelt in din kalender med vår onlinebokningshanterare
Boka om missade tider direkt
Har en kund missat sin bokade tid? Vänta inte på att de själva ska boka om. Ta initiativet och hör av dig så snart som möjligt för att ta reda på vad som hände och erbjuda en ny tid. Denna lilla gest visar att du värdesätter relationen och ger dig samtidigt värdefull insikt i orsaken till uteblivandet.
Att vara proaktiv med ombokning är ett effektivt sätt att behålla kundrelationen och förhindra att kontakten svalnar. Det förstärker också känslan av engagemang genom att påminna kunden om att deras bokning är viktig för din verksamhet.
Ta ut en avgift vid utebliven bokning
När kunder vet att en utebliven bokning medför en kostnad tar de oftast sina tider på större allvar och avbokar i god tid om de inte kan komma. En sådan avgift skickar också ett tydligt budskap: din tid och dina resurser är värdefulla.
Samtidigt kan en avgift innebära vissa utmaningar. Vissa kunder kan uppleva den som för strikt eller bli irriterade om de inte kände till reglerna i förväg. I andra fall kan det leda till klagomål eller negativa omdömen.
Denna strategi passar oftast bäst för företag med en etablerad kundbas och ett gott rykte. Om dina tider snabbt blir fullbokade och efterfrågan är hög kan en avgift vid utebliven bokning hjälpa dig att skydda dina intäkter utan att äventyra förtroendet hos dina mest lojala kunder.
Skapa och kommunicera tydliga regler för uteblivna bokningar
Som komplement till dina strategier för att minska uteblivna bokningar och sena avbokningar rekommenderar vi att du tar fram tydliga riktlinjer och kommunicerar dem öppet till dina kunder.
Oavsett om du kräver förskottsbetalning eller tar ut en avgift är det avgörande att kunderna får informationen i förväg. Det minskar risken för missförstånd och negativa omdömen som kan skada ditt företag.
Formulera dina regler för uteblivna bokningar och avbokningar på ett enkelt och rakt språk. Det förebygger förvirring och klagomål samtidigt som det signalerar professionalism. Med tydliga riktlinjer kan du bygga större förtroende i relationen med dina kunder.
Några viktiga punkter att ta med i dina regler är:
- Minsta tid för avbokning eller ombokning: hur många timmar eller dagar i förväg kunden måste meddela för att slippa avgift.
- Villkor för deposition: ange om depositionen återbetalas, dras av från totalbeloppet eller förfaller vid utebliven bokning.
- Avgifter vid utebliven bokning eller sen avbokning: specificera tydligt belopp eller procentsats.
- Hur ändringar eller avbokningar ska göras: vilka kontaktvägar som godkänns (telefon, mejl, WhatsApp, bokningsplattform).
- Undantag eller giltiga skäl: förklara om särskilda omständigheter, till exempel medicinska nödsituationer, kan innebära att avgiften inte tas ut.
Förstå uteblivna bokningar och stärk kundernas engagemang
Innan du vidtar åtgärder är det viktigt att förstå varför uteblivna bokningar sker. I de flesta fall handlar det inte om illvilja utan om glömska, problem i sista stund eller otydliga bokningsprocesser som gör att kunden inte upplever tiden som ett bindande åtagande. Genom att prata direkt med dina kunder och fråga varför de inte dök upp kan du bättre förstå orsakerna och anpassa dina rutiner med större lyhördhet.
Att stärka kundernas engagemang innebär att kombinera flera av strategierna som vi har gått igenom i den här artikeln: automatiska påminnelser, aktiv bekräftelse, tydliga regler och enkla möjligheter att boka om. Dessa åtgärder visar professionalism och signalerar att du respekterar både din egen och kundernas tid.
Ett snabbt och intuitivt bokningssystem är en central del i att förbättra bokningsupplevelsen och minska uteblivna bokningar. Med vårt onlinebokningssystem kan du skapa en kalender i realtid på din hemsida, automatisera påminnelser, ställa in regler och låta kunder boka om sina tider med bara några klick.